(1) Diese Finanzordnung basiert auf der Haushalts- und Finanzordnung (HFO; AM 16/2014) und der Fachschaftsrahmenordnung (FSRO; AM 97/2022) der Studierendenschaft der Universität zu Köln und regelt die Haushalts- und Wirtschaftsführung der Studierendenschaft der Philosophischen Fakultät.

(2) Bei widersprüchlich Regelungen haben ausnahmslos die genannten Ordnungen der gesamten Studierendenschaft Vorrang. Bei Änderungen dieser haben die Mitglieder der Fakultätsvertretung der Philosophischen Fakultät sicherzustellen, dass die Finanzordnung zeitnah aktualisiert wird.

Die Studierendenschaften der Fakultäten - und auch der einzelnen Fachschaftsräte - können sich eigene Finanzordnungen geben. Sollte irgendeine Regel einer Finanzordnung auf niedrigerer Ebene den entsprechenden Vorgaben der Finanzordnung einer höheren Ebene widersprechen, gilt die der höheren Ebene. Wird ein solcher Widerspruch festgestellt, muss die Ordnung der niedrigeren Ebene unbedingt schnellstmöglich angeglichen werden.

Die höheren Ebenen zur Finanzordnung der Phil-Fachschaften ist die Haushalts- und Finanzordnung der Studierendenschaft der Universität zu Köln vom 05.Mai 2014 sowie die Fachschaftsrahmenordnung der Studierendenschaft der Universität zu Köln vom 6. Dezember 2022.

Je kleinteiliger die Ebene ist, desto weniger Sinn gibt es also, sich eine Finanzordnung zu geben, da sich der Aufwand nicht lohnt und alle wichtigen Sachen wahrscheinlich schon geklärt wurden.

(1) Das Haushaltsjahr richtet sich nach dem Haushaltsjahr des Allgemeinen Studierendenausschuss (AStA). Dieses läuft in der Regel von Beginn des Sommersemesters (01.04.) eines Jahres bis zum Ende des Wintersemesters (31.03.) des Folgejahres.

Zu Beginn des Haushaltsjahrs haben die Fakultäten noch kein zugewiesenes Budget und somit gibt es auch noch keine Zuweisungen für die Fachschaften. Bis das Studierenden Parlament über den Haushaltsplan entschieden hat, dürfen die Fachschaften 40% ihrer Zuweisung vom letzten Jahr ausgeben - über die Höhe des Betrages gibt SpRat-Finanzen Bescheid.

(2) Ab dem 15.03. können keine Erstattungsanträge für das auslaufende Haushaltsjahr mehr eingereicht werden. Rechnungen, die auf vor dem 15.03. datiert sind, können dann nicht mehr angenommen werden. Rechnungen, die auf den 15.03. bis einschließlich 31.03. datiert sind, können nur nach vorheriger Absprache mit der Finanzperson des Fakultätsrates eingereicht werden. Neuere Rechnungen können für das neue Haushaltsjahr eingereicht werden.

Vor Ende des Haushaltsjahres gibt es den Kassenschluss, nach dem keine Rechnungen mehr im alten (also jeweils derzeitigen) Haushaltsjahr abgerechnet werden. Der Kassenschluss liegt meist zwischen dem 10.03. und dem 15.03. - wenn also beispielsweise im HHJ 24/25 der Kassenschluss am 10.03. liegt, werden alle nach dem 10.03. eingereichten Rechnungen erst später bearbeitet, frühestens ab dem 01.04. erstattet und von der Zuweisung für das HHJ 25/26 abgezogen.

Einen ähnlichen Kassenschluss gibt es über den Jahreswechsel: Dieser liegt meist zwischen dem 10.12. und 15.12. Das Prozedere ist das gleiche wie oben, außer, dass sich die Ausgaben natürlich noch im gleichen Haushaltsjahr befinden. Trotzdem müssen die Finanzer beachten, dass nach Kassenschluss eingereichte Anträge erst später bearbeitet und nach den Feiertagen erstattet werden. Besondere Vorsicht daher bei Rechnungen, die direkt durch den AStA beglichen werden sollen: Das passiert von Kassenschluss bis nach den Feiertagen nicht und kann über den Jahreswechsel zu Ärgernis mit eurem Rechnungssteller führen.

(3) Rechnungen dürfen zum Zeitpunkt der Einreichung des Erstattungsantrages bei der Finanzperson des Fakultätsrates maximal zwei Monate alt sein. Ausschlaggebend ist das auf der Rechnung angegebene Rechnungsdatum.

Bitte seid hiermit vorsichtig und denkt daran, dass nur ein Antrag pro Event möglich ist. Es nützt also nichts, eine Rechnug schon ein bisschen eher einzureichen, weil die schon bald abläuft und den Rest später zu machen - die eine Rechnung verfällt dann trotzdem. Nur vollständig eingereichte Anträge werden bearbeitet.

Die einzige Ausnahme sind Tickets für Öffentliche Verkehrsmittel, die weit im Voraus einer Fahrt gebucht wurden (vgl. auch § 10 Erstattung von Fahrtkosten).

Solltet ihr eine Unterkunft ebenfalls im Voraus buchen und aus irgendeinem Grund keine Rechnungsausstellung erst nach der Nutzung, sprecht das unbedingt mit SpRat-Finanzen ab! Es kann sein, dass das nicht geht, wie ihr es euch wünscht, aber mit vorherigen Anfragen lässt sich deutlich mehr ermöglichen als mit vollendeten Tatsachen!

(1) Der Haushalt der Studierendenschaft der Universität zu Köln wird durch das Studierendenparlament (StuPa) beschlossen. Die der Studierendenschaft der Philosophischen Fakultät zugewiesenen Mittel stammen aus dem Semesterbeitrag der Studierenden und sind ausschließlich für studentische Belange zu verwenden.

Wie hoch der Anteil am Studierendenbeitrag ist, wird zweimal im Jahr neu festgelegt - also einmal für das neue HHJ und einmal mitten im laufenden. Für die ersten sechs Monate des HHJ 25/26 wird der Beitragsanteil uniweit bei 2,50€ liegen. Je höher unsere Überschüsse sind, desto geringer fällt der Anteil aus, den die Fachschaften haben dürfen. Gebt also euer Geld aus, anstatt darauf sitzen zu bleiben ;)

Zu Beginn des Haushaltsjahrs haben die Fakultäten noch kein zugewiesenes Budget und somit gibt es auch noch keine Zuweisungen für die Fachschaften. Bis das Studierenden Parlament über den Haushaltsplan entschieden hat, dürfen die Fachschaften 40% ihrer Zuweisung vom letzten Jahr ausgeben - über die Höhe des Betrages gibt SpRat-Finanzen Bescheid.

(2) Den Fachschaften und anderen Organen der Studierendenschaft wird gemäß §17 ein Budget zugewiesen, das nicht überschritten werden darf. Ausnahmen werden in §19 und §20 geregelt.

Da an der PhilFak viele Studierende zwei Fächer belegen, ist etwas unklar, welchen Anteil der Zuweisung dann nun eine Fachschaft bekommen soll. Wir haben daher ein Formel, nach der sich die Zuweisung an einzelne Fachschaften berechnen lässt (vgl. § 18 Zuweisung an die Fachschaften und andere Gremien).

Die Zuweisung an alle Fachschaften insgesamt entspricht 50% des Phil-Budgets. Das ist absichtlich etwas klein gehalten, damit möglichst alle Fachschaften all ihr Geld ausgeben. 5% bekommt der SpRat zugewiesen und die restlichen 45% liegen in einem gemeinsamen Topf. Aus diesem können die Fachschaften jederzeit Geld nachbeantragen oder es können feststehende Prohekte gemeinsam finanziert werden, die nicht der Fachschaftsarbeit zuzurechnen sind.

(3) Jede Fachschaft ist verpflichtet, nach Beschluss des Haushalts durch das StuPa und der darauffolgenden Bekanntgabe des Budgets gemäß §18 innerhalb von 21 Tagen ein Finanzkonzept über die Verwendung der Gelder bei der Finanzperson des Fakultätsrates einzureichen und dieses auf der kommenden Sitzung der Fakultätsvertretung (FV) kurz vorzustellen.

Sobald der Haushaltsbeschluss da ist, aktualisiert SpRat-Finanzen alle Angaben und kontaktiert die Fachschaften mit einer Mitteilung über die bisherigen Ausgaben, das zugewiesenen Budgets, den Alkoholanteil und einer Info zur Höhe des gemeinsamen Topfs. Außerdem müssen die Fachschaften über das Fristdatum in Kenntnis gesetzt werden - fragt gern nach, wenn es euch nicht mitgeteilt wurde.

Es auch kann durchaus sein, dass sich der Haushaltsbeschluss lange zieht und erst spät im Sommer zu Stande kommt. Ob sich eine je einzelne Vorstellung des Konzepts auf der FV dann noch lohnt, sagt SpRat-Finanzen.

(1) Bei der Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans sind gemäß § 2 HWVO NRW die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.

Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bedeutet, dass mit einem möglichst geringen Mitteleinsatz ein möglichst gutes Ergebnis erzielt werden soll. Das heißt also nicht, dass ihr kein Geld ausgeben sollt, sondern eher, dass nicht das Teuerste vom Teuersten gekauft werden soll, dass die Nutzung von Mietautos begründet werden muss, dass unter bestimmten Bedingungen Vergleichangebote vorgelegt werden müssen, etc.

(2) Gelder dürfen weder für Privates noch für Belange ausgegeben werden, die in den Verantwortungsbereich der Universität oder der Seminare bzw. Institute fallen.

Falls ihr Fragen habt, ob etwas in die Verantwortlichkeit der Uni fällt oder ob ihr dafür aufkommen könnt oder sollt, fragt immer gern nach!

Anschaffungen für den privaten Gebrauch sind klar verboten. Wenn ihr euch als Fachschaft zum Teambuilding, Projekteplanen oder ähnlichem trefft, ist das nichts privates. Wenn ihr alle gute Freunde seid und als gute Freunde Pizza essen geht, ist das privat - auch, wenn es sich um die genau gleichen Personen handelt. 

(3) Die Studierendenschaft und damit auch die Fachschaften sind nicht berechtigt, Gewinne zu erwirtschaften. Einnahmen müssen gemäß der HFO der Studierendenschaft beim Allgemeinen Studierendenausschuss (AStA) eingezahlt werden. Siehe hierzu auch §17.

Wenn ihr ein Event habt, auf dem ihr Einnahmen habt (dazu gehören auch Spenden), könnt ihr die nicht einfach irgendwo herumliegen lassen. Kontaktiert SpRat-Finanzen und sprecht das weitere Vorgehen zur Einzahlung ab (wann, an wen, wie viel insgesamt, wie viel wurde für Alkohol eingenommen, haben mehrere FSen gemeinsam Einnahmen gehabt etc.). Nach der Einzahlung ist das Geld immer noch euers, es wird auch keiner anderen FS oder dem gemeinsamen Topf zugewiesen - aber es kann nicht einfach bei einer Privatperson liegen.

Alle nach der Einzahlung getätigten Ausgaben gehen zuerst von euren Einnahmen ab.

Bitte beachtet, dass Einnahmen immer begründet sein müssen und grundsätzlich erst als Mittel auf den Plan kommen, wenn ihr alle anderen Finanzierungsmöglichkeiten ausgeschöpft habt! Ein typisches Beispiel dafür sind Eigenanteile der Studis an Fahrt- oder Exkursionskosten. Greift auch gern zur Finanzierungsergänzung auf das Studierendenbudget oder den Fachschaftenfördertopf zurück, wenn sich das für euer Event anbietet.

(1) Grundsätzlich können nur Ausgaben abgerechnet werden, die im Rahmen des Engagements für die Studierendenschaft der Philosophischen Fakultät im Namen einer Fachschaft, des Fakultätsrates oder der Fakultätsvertretung anfallen. Ein Bezug zur Universität muss ersichtlich sein.

Der Bezug wird i. d. R. dadurch ersichtlich, dass ihr als Fachschaft etwas rund um eure Studienfächer, das Studium allgemein oder aktuelle Angelegenheiten an der Uni etwas macht. Sollten Fragen oder Unklarheiten auftreten, wendet euch gern jederzeit an SpRat-Finanzen.

(2) Insbesondere können Ausgaben abgerechnet werden, die der Vernetzung, der Beratung, der Vertretung und der (politischen) Weiterbildung der Studierenden dienen und nicht in die Verantwortung der Universität zu Köln fallen, d. h. nicht dem direkten Erwerb von Leistungspunkten im Rahmen des Studiums dienen.

Hier sind nur einige typische Ausgabefelder benannt, es gibt natürlich noch viele weitere. Achtet unbedingt darauf, dass ihr nicht die Verantwortungen der Uni / eurer Fächer übernehmen sollt und z. B. nicht dafür zuständig seid, die Lehre zu finanzieren! Tutorien, die Fachveranstaltungen zugeordnet sind, sind Aufgabenbereich der Institute oder Seminare - besonders, wenn sie Lernerfolge erhöhen und Abbruchzahlen senken. Solltet ihr eine Art Lehrveranstaltung anbieten wollen, die über das Studium hinausgeht und die nicht dafür gedacht ist, das, was sowieso angeboten wird lediglich zu vertiefen - z. B. Workshops, Lesekreise etc. -, dann könnt ihr auch als FS gern dafür aufkommen.

(3) Unabhängig von (1) und (2) kann das Folgende nicht abgerechnet werden: Gutscheine, individuelle Mitgliedskarten, Trinkgelder, Pfand und Flugreisen. Tankquittungen können nur in den in §10 beschriebenen Ausnahmefällen erstattet werden.

Achtung: Tankquittungen können nicht mehr erstattet werden, eine Änderung der Ordnung ist schon im Gange! Wenn ihr bis dahin doch Tankquittungen erstatten lassen möchtet, gebt unbdeingt vorher Bescheid, damit das abgeklärt werden kann oder sonstige Möglichkeiten abgesprochen werden können!

(1) Grundsätzlich ist zwischen drei Arten von Abrechnungen zu unterscheiden: den Erstattungsanträgen, den Reisekostenabrechnungen und der Bezahlung von Rechnungen.

‘Normale’ Erstattungsanträge und Reisekostenabrechnungen werden beide über Erstattungsformulare eingereicht. Rechnungen werden ohne die Antragsblätter eingereicht, brauchen aber trotzdem alle anderen Blätter (Checkliste, ggf. TN-Liste, ggf. Öffentlichkeitsnachweis, ggf. Belegexemplare etc.) sowie ein kurzes Anschreiben eurer Finanzperson.

(2) Anträge dürfen ausschließlich von den gemäß Fakultätssatzung der Studierendenschaft der Philosophischen Fakultät gewählten Finanzpersonen der Fachschaften und deren Vertreter:innen oder Mitgliedern des Fakultätsrates eingereicht werden. Diese füllen die Antragsformulare inklusive der Checklisten aus und stellen sicher, dass alle notwendigen Dokumente beiliegen.

Erstattungsanträge brauchen unbedingt die Unterschrift der jeweiligen Finanzperson oder ihrer Vertretung, weil nur diese die FS-Zuweisung garantiert im Blick haben. Sollte jemand neues den Posten inne haben, schickt so schnell wie möglich eine aktualisiertes Infoblatt!

Auch Mitglieder des Fakultätsrates müssen SpRat-Finanzen Bescheid geben (sofern besetzt), wenn sie einen Antrag einreichen.

(3) Es können nur Originale eingereicht werden. Hierbei zählt eine Rechnung oder ein Antrag als PDF ebenso als Original wie ein Ausdruck, ein Scan jedoch nicht.

Ein Beleg ist wirklich nur dann im Original digital, wenn er niemals an irgendeiner Stelle physisch existiert hat. Wenn der Rechnungsaussteller euch den Scan einer Rechnung schickt, dann ist das kein original digitaler Beleg - auch, wenn ihr eben nur den Scan bekommen habt. Bitte fragt in dem Fall direkt nach der Originalrechnung. Auch Screenshots von Rechnungen, die tatsächlich im Original digital waren, sind keine Originalbelege mehr.

Zusammengefasst: Original digitale Belege können Ausgedruckt werden, aber original nicht digitale Belege können nicht diitalisiert werden.

(4) Wenn mindestens ein Dokument, Rechnung oder Kassenbon im Original im Papierformat vorliegt, muss der vollständige Antrag mit allen nötigen Anhängen in analoger Form eingereicht werden. Die Anträge können persönlich in der Sprechstunde, postalisch oder über den AStA-Briefkasten eingereicht werden. Sie müssen eindeutig und namentlich an die Finanzperson des Fakultätsrates (SpRat) der Philosophischen Fakultät adressiert sein.

Am AStA-Gebäude findet sich außen ein Briefkasten und direkt vor dem AStA ist auch einer im Gebäude angebracht - an den kommt man aber nur, wenn das Gebäude offen ist. Letzterer ist immer die schnellere Variante.

Die Adressierung sieht am besten so aus:

SpRat Finanzen
PhilFak
AStA UzK
(ggf. noch Angaben zu Straße, Hausnummer und Ort, wenn ihr es postalisch machen wollt)

Bitte gebt immer auf dem Umschlag oder sonst irgendwo von außen sichtbar an, von welcher Fachschaft ihr etwas einreicht.

(5) Falls alle Originaldokumente als PDF vorliegen, können Anträge und Rechnungen digital per E-Mail an sprat-finanzenuni-koeln.de eingereicht werden.

Mit "Originaldokumente" sind alle Rechnungen gemeint. TN-Listen, physisch ausgefüllte Antragsbögen o. ä. können dann eingescannt werden.

(6) Die Finanzperson des Fakultätsrates der Philosophischen Fakultät prüft und bearbeitet alle Antrage gemäß der in dieser Ordnung festgelegten Regelungen und den ihr gemäß FSRO und Fakultätssatzung zukommenden Pflichten. Sofern ein Antrag ordnungsgemäß ist, reicht sie diesen fristgerecht bei der AStA-Kasse ein, welche die Überweisung der Gelder veranlasst.

SpRat-Finanzen sollte wenn irgend möglich die Antragseinreicher immer über die Weitergabe zur Kasse informieren. Meldet euch unbedingt, wenn die Info ausbleibt und auch, wenn ihr zwei Wochen nach der Info von SpRat-Finanzen euer Geld noch nicht von der Kasse wiederbekommen habt!

(7) Fehlerhafte Anträge werden an die antragsstellende Person zurückgegeben und sollten unverzüglich korrigiert und im Anschluss erneut eingereicht werden. Das Überschreiten der Frist von zwei Monaten nach Rechnungsdatum ist in diesem Fall nach ausdrücklicher vorheriger Absprache mit der Finanzperson des Fakultätsrates zulässig; die Fachschaften tragen das Risiko, falls die AStA-Kasse den Antrag aufgrund einer verpassten Frist ablehnt.

Bitte reicht vollständige Anträge ein und fragt bei Abweichungen und Ausnahmen vorher nach - dann ist es für alle leichter :D

(8) Besondere Regelungen für die Abrechnung von Essen, nicht-alkoholischen Getränken, alkoholischen Getränken, Fahrten und Ausgaben über 500 € werden in III. beschrieben.

Für Essen und nicht-alkoholische Getränke gibt es keine Sonderregelungen mehr. Alles andere nach wie vor unter III.

(1) Rechnungen müssen u. a. das Rechnungsdatum, eine Rechnungsnummer und die gezahlte Mehrwertsteuer ausweisen. Es liegt in der Verantwortung der Fachschaften und Gremien, sich nach Erhalt fehlerhafter Rechnungen, insbesondere bei Essensbestellungen, um einen gültigen Ersatz zu kümmern.

Kassenbons, die ihr im Laden erhaltet, haben meistens keine Rechnungsnummer, das ist nicht schlimm. Auch reine Quittungen haben keine Nummer, darüber also nicht wundern, wenn ihr eine Essensplatte oder einen Blumenstrauß kauft. Alle anderen Rechnungsdokumente sind nur gültig, wenn sie alle Angaben enthalten!

Lieferscheine, Bestellzettel, Mahnungen o. ä. sind keine Rechnungen.

Nur, weil euch eine Person einen Zettel in die Hand gibt, auf dem all diese Sachen stehen, ist das ggf. auch noch keine Rechnung: Wer ein Gewerbe führt, gibt immer auch eine Steuernummer an. Die ist für uns nicht wichtig, aber u. a. daran wird dann ersichtlich, ob die Person euch überhaupt eine Leistung in Rechnung stellen kann.

Wenn ihr euch mehr oder weniger sicher seid, dass diese Person kein Kleingewerbe führt / selbstständig in diesem Bereich tätig ist, ihr aber bei ihr trotzdem eine Leistung in Auftrag geben wollt - Securitydienst, Plakatgestaltung, Vorträge oder sonstiges -, dann schließt einen Honorarvertrag ab. Wendet euch dafür an sprat-finanzenuni-koeln.de und erklärt kurz, wofür ihr die Person bezahlen wollt. Da der/die FinanzerIn des SprecherInnenrats den Vertrag ausstellt, könnt ihr nicht auf eigene Faus das Dokument mit einem Namen aus eurer FS ausfüllen und einen Vertrag abschließen. Diese Kosten werdet ihr nicht erstattet bekommen.

(2) Als Rechnungsempfänger soll die jeweilige Fachschaft/Gremium aufgeführt werden.

Kassenbons haben keinen Rechnungsempfänger. Alle anderen Quittungs- und Rechnungsformen müssen die Finanzperson der jeweiligen Fachschaft und/oder die Fachschaft an und für sich in der Rechnungsadresse stehen haben. Meistens kann man “FS Beispielfachschaft” einfach hinter den Nachnamen eintragen. In dem Fall ist der Name egal, denn die Rechnung ist definitiv dieser Fachschaft zuzuordnen. Wenn das nicht geht, muss eure Finanzperson RechnungsempfängerIn sein, denn diese sind klar hinterlegt.

Rechnungen, die als Empfänger nicht eindeutig eine FS, ein studentisches Gremium oder ein studentisches Projekt an der PhilFak ausgeweisen haben, können ohne weitere Begründung abgelehnt werden.

(3) Kassenbons dürfen nicht aufgeklebt werden und müssen lesbar sein.

SpRat Finanzen muss die Kassenbons noch weiterverarbeiten und die guten Stücke werden im linearen Zeitverlauf sowieso nicht unbedingt besser lesbar. Zerknittert sie daher nach Möglichkeit nicht, bewahrt sie bis zur Einreichung so auf, dass der Text nicht verschwindet oder abgerieben wird, klebt sie nicht auf und tackert sie nirgends fest. Wenn ihr für eure Rechenwege etwas darauf markieren wollt, macht das unbedingt so, dass man noch alles erkennen kann und nutzt keinen gelben Marker. Bitte streicht unter keinen Umständen irgendetwas durch.

(1) Wenn Produkte an Studierende abgegeben oder von Studierenden verbraucht werden (z. B. Lebensmittel bei Veranstaltungen, bedruckte Pullover) muss eine Teilnehmenden- bzw. Empfänger:innenliste ausgefüllt und dem Antrag beigefügt werden.

Einzige Ausnahme hiervon sind Erstibeutel, da sich die EmpfängerInnen nicht nachvollziehen lassen. Füllt im Zweifel lieber eie TN-Liste aus als es nicht zu tun: Die Namen im Nachhinein zu rekonstruieren, ist eine Arbeit, die man nicht unbedingt haben muss. Faustregel: Wer irgendetwas von euch in die Hand gedrückt bekommt, landet auf der Liste.

(2) Bei Reisen, Fahrten, Ausflügen o. ä. muss ebenfalls eine Teilnehmenden- bzw. Empfänger:innenliste ausgefüllt und dem Antrag beigelegt werden.

Hierbei gibt es keine Ausnahmen. Für jeden Tag des Ausfluges gibt es eine neue Liste. Faustregel: Wer bei irgendeiner Etappe eures Ausfluges dabei ist, landet auf der Liste.

(3) Für die Teilnehmenden-/Empfänger:innenliste soll die offizielle Vorlage von der Website des Fakultätsrates verwendet werden: https://sprat.phil-fak.uni-koeln.de/downloads.

Eine TN-Liste hängt auch den als gesamte Anträge bezeichneten Dokumenten an. Einzeldownload geht natürlich auch immer, ihr findet alle Formulare auf allen Websites von SpRat-Finanzen in den Marginalien, auf der Hauptseite von Finanzdownloads und - wie in der Satzung geschrieben - auf der allgemeinen Downloadseite des SpRats.

(4) Auf der Liste müssen die Namen der Teilnehmenden klar lesbar sein; die Liste ist eine Namensliste und soll nicht unterschrieben werden. Ein Abtippen der Liste, um diese digital oder als Ausdruck einzureichen, ist zulässig und wird als Original akzeptiert.

Lesbarkeit steht hier wirklich über allem. Die TNs sollen sich mit Vor- und Nachnamen eintragen, möglichst in großen Druckbuchstaben. Von Anfang an digital ausfüllen ist vollkommen in Ordnung.

(1) Ein Antrag auf Erstattung kann gestellt werden, wenn die Mitglieder einer Fachschaft oder eines anderen Gremiums in Vorleistung gehen, um ein Produkt oder eine Dienstleistung zu erwerben und sie darüber eine Rechnung, einen Kassenbon oder eine Quittung erhalten. Lieferscheine, Bestellzettel, Mahnungen o. ä. reichen nicht aus.

Rechnungen, die ihr vom AStA bezahlt haben wollt, sind keine Erstattungen, bitte reicht dafür keine Erstattungsanträge ein! Nur an Mitglieder der FS/des Gremiums/des Projekts können Erstattungen getätigt werden. Bitte schreibt nicht die Angaben des Rechnungsausstellers in das Erstattungsformular, wenn der AStA einfach direkt dem Rechnungsaussteller Geld bezahlen soll.

Wenn jemand Geld ausgezahlt haben möchte, der/die nicht wenigstens an dieser Uni studiert, müsst ihr einen Honorarvertrag abschließen.

(2) Das aktuelle Erstattungsformular inklusive einer Checkliste kann von der Website des Fakultätsrates heruntergeladen werden: https://sprat.phil-fak.uni-koeln.de/downloads.

Das sind die gleichen Formulare wie auch auf allen Webseiten von SpRat-Finanzen. Alte Formulare werden seit dem 26.01.25 nicht mehr angenommen.

(3) Es können nur vollständige, fristgerecht eingegangene Anträge abgerechnet werden.

Die Vollständigkeit lässt sich leicht selbst mit der Checkliste überprüfen. Für Fahrten, Drucke, Alkoholkauf und FS-interne Events gelten die entsprechenden zusätzlichen Bestimmungen unter III.

(1) Die Erstattung von Fahrtkosten ist mithilfe des Reisekostenformulars zu beantragen. Dies gilt sowohl für Fahrten mit einem privaten PKW (Kilometerpauschale) als auch Bahn- oder Taxitickets. Diese sind dem Reisekostenformular beizulegen.

Achtung: Tankquittungen werden nicht erstattet, da die Reisekostenabrechnung über eine Kilometerpauschale läuft! Fahrten mit Taxi/Uber/Vergleichbarem müssen unbedingt begründet werden. Fahrten mit Mietwagen müssen ebenfalls begründet werden. Hier wird der Rechnungspreis erstattet, nicht aber zusätzlich etwaige Tankquittungen oder die Kilometerpauschale.

(2) Bei Fahrten mit einem privaten PKW muss die Strecke angegeben werden, z. B. mithilfe eines Screenshots einer Kartenanwendung wie Google Maps oder OpenStreetMap. Abweichungen >10% zur kürzesten Strecke müssen begründet werden.

Die Höhe der Erstattung muss für die Kilometerpauschale selbst berechnet werden. Es gelten 0,30€/km für die ersten 50 Kilometer und 0,20€/km für jeden weiteren Kilometer. Die Erstattung für eine Fahrt von insgesamt 60km ist also zum Beispiel 0,30€/km * 50km + 0,20€/km * 10km = 17,00€. Diese 17,00€ müssen in das Reiekostenerstattungsformular eingetragen werden.

(3) Leihwagen werden mithilfe das Erstattungsformulars (§ 9) abgerechnet. Die Kosten für das Auftanken können bei Einreichung der entsprechenden Belege erstattet werden – ausschließlich für Leihwagen.

Achtung: Sprecht das Einreichen von Tankquittungen zusätzlich zur Rechnung für den Leihwagen unbedingt vorher ab, diese werden eigentlich nicht mehr angenommen!

(4) Das aktuelle Formular inklusive Checkliste kann von der Website des Fakultätsrates heruntergeladen werden: https://sprat.phil-fak.uni-koeln.de/downloads.

Das sind die gleichen Formulare wie auch auf allen Webseiten von SpRat-Finanzen. Alte Formulare werden seit dem 26.01.25 nicht mehr angenommen.

(5) Es können nur vollständige, fristgerecht eingegangene Anträge abgerechnet werden.

Die Vollständigkeit lässt sich leicht selbst mit der Checkliste überprüfen. Für Fahrten, Drucke, Alkoholkauf und FS-interne Events gelten die entsprechenden zusätzlichen Bestimmungen unter III.

(1) Die Fachschaften und andere Gremien können, sofern der Verkäufer dies anbietet, ein Produkt oder eine Dienstleitung auf Rechnung kaufen und müssen in diesem Fall nicht in Vorleistung gehen.

‘Auf Rechnung kaufen’ bedeutet nicht, dass ihr explizit eine Rechnung ausgestellt bekommt, denn das ist sowieso der Fall. Es bedeutet, dass ihr eine Leistung erhaltet und erst im Anschluss bis zu einem Zieldatum bezahlen müsst. In solchen Fällen - und wenn alle anderen Voraussetzungen erfüllt sind (z. B. TN-Listen ausgefüllt, Belegexemplare vorhanden) - kann die Rechnung direkt vom AStA bezahlt werden. Dieser Vorgang ist keine Erstattung - bitte füllt dafür keinen Erstattungsantrag aus, sondern reicht nur die Rechnung mit allen benötigten Unterlagen ein. Gebt als Rechnungsempfänger unbedingt eure FS oder nach Absprache den SpRat an, aber belasst es nicht bei den Namen von Privatpersonen!

(2) Die Originalrechnung kann inklusive einer kurzen Erklärung auf den in § 6 beschriebenen Wegen eingereicht werden.

Da die Angaben zur einreichenden Fachschaft und Person hier fehlen (es gibt ja keinen Erstattungsantrag) kann so sicher gegangen werden, dass wirklich der/die jeweilige FS-FinanzerIn diese Rechnung bezahlt haben möchte - und nicht irgendeine Person im Namen eurer FS.

 

(3) Die Finanzperson des Fakultätsrates reicht die Rechnung nach erfolgreicher Prüfung bei der AStA-Kasse ein, die die Überweisung an den Rechnungssteller veranlasst.

SpRat-Finanzen sollte wenn irgend möglich die Antragseinreichenden immer über die Weitergabe zur Kasse informieren. Meldet euch unbedingt, wenn die Info ausbleibt.

Bei Drucksachen (Papier, Textilien etc.) müssen dem Antrag auf Erstattung oder dem Kauf auf Rechnung zwei Belegexemplare beigelegt werden, je eins für Fakultätsrat und AStA. Alternativ können auch Fotos der Drucksachen eingereicht werden, insbesondere bei Textildrucken.

Ohne Belegexemplare ist ein Antrag für Drucksachen nicht vollständig. Solltet ihr eine Vorkassenrechnung einreichen wollen, die direkt durch den AStA bezahlt werden soll (= ihr müsst den Druckern erst Geld geben, könnt es aber nicht selbst vorschießen und dann erstatten lassen), müsst ihr die Belegexemplare unbedingt so schnell wie möglich nachreichen! Sprecht solche Fälle bitte vorher mit SpRat-Finanzen ab. Bei Stickern, Flyern, Postern etc. können im Zweifelsfall auch Screenshots der zu druckenden Grafiken eingereicht werden - auch wenn ihr das Produkt noch nicht bekommen habt. Bei bedruckten Gegenständen muss wirklich ein Foto des Produkts her, das ihr letzten Endes erhalten habt.

Für Teambuldingzwecke dürfen bis zu sechsmal im Haushaltsjahr Ausgaben getätigt werden. Hierzu zählen auch gemeinsame Fachschaftsessen oder Ausflüge, die nicht auch für andere Studierende öffentlich beworben wurden.

Unter diese Kategorie zählen alle nicht für eure gesamte Studierendenschaft öffentlich beworbenen Events sowie eure regulären FS-Sitzungen und Vollversammlungen. Wenn ihr also eine FS-Sitzung habt und euch dafür Pizza holt, fällt das genauso in diese Kategorie, wie ein Ausflug zum Minigolfen. Beachtet also, dass FS-Sitzungen und Vollversammlungen ein Sonderfall sind, da sie natürlich für eure gesamte Studierendenschaft offen und öffentlich gemacht sind, ihr aber nicht für jede einzelne Sitzung Snacks und getränke holen könnt.

Bitte beachtet auch, dass ihr nach $ 14 Abs. II und Abs. IV für interne Veranstaltungen, regelmäßige FS-Sitzungen und Vollversammlungen keine Kosten für Alkohol erstatten lassen könnt.

(1) Die Gesamtausgaben für Alkohol dürfen 30% des Budgets einer Fachschaft bzw. Fakultätsrates nicht überschreiten. Hierbei wird lediglich das gemäß § 18 zugewiesene Budget berücksichtigt und es werden keine per Antrag zusätzlich bewilligten Mittel eingerechnet.

Ihr bekommt mit der Zuweisung des Budgets einmal eine Teilmenge von eurer Zuweisung genannt und könnt in dieser Höhe im gesamten Haushaltsjahr Kosten für Alkohol erstatten lassen. Das Alkoholbudget ist damit also kein Extrageld, das ihr zusätzlich bekommt. Es ist nur der Teil eurer Zuweisung, den ihr für Alkohol ausgeben könnt, falls ihr das wollt. 

Solltet ihr bei einem Event Einnahmen machen, die aus der Bereitstellung von Alkoholika entstehen, dürft ihr genau dieses Geld auch wieder zum Kauf von Alkohol verwenden. Meldet euch dazu immer vorher bei SpRat-Finanzen und sprecht das Vorgehen ab. Bitte denkt daran, etwaige Einnahmen einzuzahlen und nicht bei euch herumliegen zu lassen.

(2) Alkohol darf nur für öffentliche Veranstaltungen gekauft werden. Auf diesen müssen Studierende der Universität zu Köln anwesend sein und die Veranstaltung muss öffentlich beworben worden sein.

Damit sind interne Veranstaltungen der aktiven FS, reguläre FS-Sitzungen und Vollversammlungen ausgeschlossen und ein Öffentlichkeitsnachweis muss immer beigelegt werden.

Studierende müssen definitiv der Hauptasdressat eurer Veranstaltung sein, da andere Leute es nicht wirklich nötig haben, sich auf den Nacken des Studibeitrags betrinken zu müssen. Natürlich lässt sich nicht bei allen öffentlichen Veranstaltungen verhindern, dass nicht doch ein paar nicht-Studis auftauchen - aus eurem Öffentlichkeitsnachweis sollte dann klar die Adressatenschaft hervorgehen.

(3) Die in (2) genannten Bedingungen der Öffentlichkeit, Anwesenheit von Studierenden und öffentlichen Werbung müssen nachgewiesen werden, bspw. durch einen Screenshot der Veranstaltungsankündigung über Instagram.

Sonstige Möglichkeiten sind z. B. Bilder von aufgehängten Postern, Ankündigungen in WhatsApp-Communitys oder ähnlichen Kommunikationstools, Facebookveröffentlichungen oder auch Werbung auf eurer FS-Webseite. Wenn man sehen kann, dass Leute mit eurer Werbung interagiert haben, ist es natürlich immer besser, aber bei manchen Werbemitteln geht das eben nicht. Bitte reicht nicht nur die Werbegrafik an sich ein, niemand kann nachvollziehen, ob ihr die tatsächlich öffentlichkeitswirksam verwendet habt.

(4) Für die in § 13 beschriebenen Veranstaltungen darf kein Alkohol abgesetzt werden.

Damit sind interne Veranstaltungen der aktiven FS, reguläre FS-Sitzungen und Vollversammlungen ausgeschlossen.

(1) Anschaffungen und Veranstaltungen, die insgesamt über 500 € kosten, müssen vorher bei der Fakultätsvertretung beantragt werden. Sie können nur erworben/durchgeführt werden, wenn die anwesenden FV-Mitglieder mit einfacher Mehrheit für den Antrag stimmen.

Dabei ist unerheblich, ob die einzelnen Posten der Veranstaltung/Anschaffung je über 500€ kommen oder nicht. Diese Ausgaben müssen immer auf einen gemeinsamen Beschluss -- ob auf FSK oder per Umlaufverfahren -- warten.

(2) Wenn eine Anschaffung mehr als 500 € kostet, sind zwei Vergleichsangebote einzuholen und beizulegen. Ausnahmen bilden der Einkauf von Essen und Getränken in Super- oder Getränkemärkten, sofern diese den Wert von 1000 € nicht überschreiten.

Hier handelt es sich nur um Anschaffungen/Events, bei denen es einzelne Posten gibt, die über 500€ kommen. Wenn ihr z. B. ein Sommerfest hat, dass insgesamt über 500€ kosten wird, bei dem aber kein Einzelposten über 500€ kommen wird, müsst ihr das Ganze nur einmal von den anderen FSen absegnen lassen. Wenn ihr ein Sommerfest über 500€ plant, bei dem der Kühlwagen allein 509,99€ kosten wird, müsst ihr das Ganze von den anderen FSen absegenen lassen und zusätzlich für den Kühlwagen zwei Vergleichsangebote beilegen sowie eine Begründung, warum ihr euch für euren Favoriten entschieden habt.

(3) Wenn eine Anschaffung mehr als 1000 € kostet, müssen für alle Kostenpunkte drei statt zwei Vergleichsangebote eingeholt und beigelegt werden.

Im Unterschied zu (1) und (2) müssen ab einem Gesamtwert von über 1000€ drei Vergleichsangebote für jeden einzelnen Posten her - auch wenn kein einzelner Posten für sich die 1000€ oder die 500€ überschreitet.

(4) In der Regel soll das günstigste Angebot angenommen werden. Abweichungen davon müssen begründet werden.

Die Begründung muss jeweils im Bewilligungsantrag mit enthalten sein und kann sich z. B. auch auf die Nutzung nachhaltiger Produkte, eine langjährige Zusammenarbeit mit dem Dienstleister oder eine Nähe zu Fachschaftsrelevanten/Veranstaltungsrelevanten Locations beziehen.

(5) Als eine einzige Anschaffung im Sinne der obigen Regel gilt auch, wenn ein Produkt binnen drei Monaten mehrfach bestellt wird oder eine Einheit aus mehreren Komponenten besteht, z. B. ein Computer, und die Gesamtsumme 500 € überschreitet.

Fragt bitte im Zweifel jederzeit bei SpRat-Finanzen nach, um nicht aus Versehen jenseits der Grauzone zu landen.

(6) Bei Unsicherheiten und/oder Nachfragen muss die Fachschaft/Gremium diese vor dem Kauf der Finanzperson des Fakultätsrates mitteilen und aus dem Weg räumen.

Fragt bitte im Zweifel jederzeit bei SpRat-Finanzen nach, um nicht aus Versehen jenseits der Grauzone zu landen.

(1) Pro teilnehmender Person können für Ausflüge und Fahrten maximal 60 € als Zuschuss beantragt werden. Die Summe der Zuschüsse darf die Summe der Rechnungsbeträge nicht überschreiten. Abrechenbare Belege sind:

a. Übernachtungsbelege, welche die Fachschaft oder das Gremium als Mieterin ausweisen und Reisezeitraum und Reiseziel aufführen,

b. Rechnungen, Kassenbons etc. über Fahrtkosten (z. B. Zugtickets),

c. Eintrittskarten,

d. ggf. sonstige Kosten nach vorheriger Absprache.

Achtet unbedingt darauf, dass irgendwie ausgewiesen ist, dass eure Fachschaft die Leistungen in Anspruch genommen hat! Einkäufe zur Fahrt - z. B. für Verpfelgung, Putzmittel, Sanitärzeug und ähnliches - sollten unbedingt als solche erkennbar sein.

Die 60€ sind nicht dafür gedacht, auch mehrtägige Fahrt komplett zu finanzieren. Erhebt in diesem Fall Teilnehmendenbeiträge, die den Rest der veranschlagten Ausgaben abdecken und nutzt auch gern andere Finanzierungsmöglichkeiten wie das Studierendenbudget und den Fachschaftenfördertopf - beide Formular finden sich auch auf der Seite der Finanzdownloads. Behaltet hierbei die Antragsfristen im Auge.

(2) ¹Bundesweite Fachschaftstagungen o. ä., die von gewählten Vertreter:innen der Fachschaft zu Repräsentationszwecken besucht werden, können vollständig abgesetzt werden. ²Hierfür wird zusätzlich zu den üblichen Dokumenten auch eine Teilnehmendenbescheinigung oder etwas Vergleichbares benötigt. ³Damit das Gebot der Sparsamkeit erfüllt wird, sind Fahrten dieser Art zwingend vorher mit der Finanzperson des Fakultätsrates abzusprechen.

Bitte klärt solche Ausgaben unbedingt vorab mit Sprat-Finanzen ab, da Kosten für solche Veranstaltungen schnell sehr groß werden und ihr auf keinen Fall in die Lage geraten solltet, da unwartet drauf sitzen zu bleiben!

(3) Fahrten und Ausflüge, die nicht allen Studierenden eines Studiengangs offenstehen und/oder nicht öffentlich beworben wurden, müssen vorher bei der Fakultätsvertretung beantragt und mit einfacher Mehrheit bewilligt worden sein.

Diese Ausgaben müssen immer auf einen gemeinsamen Beschluss -- ob auf FSK oder per Umlaufverfahren -- warten. Wenn ihr nicht genau wisst, ob das, was ihr vorhabt ein Ausflug ist oder eher nicht, fragt im Zweifel gern nach.

¹Einnahmen, die im Rahmen von Veranstaltungen oder über sonstige Einkünfte erworben werden, müssen an die Studierendenschaft der Universität zu Köln zurückgeführt werden. ²Die Einnahmen werden in Absprache mit der Finanzperson des Fakultätsrats beim AStA eingezahlt und dem Budget der einzahlenden Fachschaft für je das aktuelle und das nächste Haushaltsjahr gutgeschrieben.

Ihr dürft als Fachschaften keine Einnahmen machen und ihr dürft sie schon gar nicht für Privatpersonen machen. Wenn ihr Eintrittspreise, Spenden oder ähnliches verlangen wollt, müsst ihr das unbedingt vorher mit SpRat-Finanzen abgesprochen haben.

Natürlich lässt sich auch nicht immer haargenau abschätzen, wie hoch die Kosten für eine Veranstaltung sind, deswegen kann man am Ende der Veranstaltung gut und gern mal mit mehr Geld dastehen als man erwartet hat. Dieses überschüssige Geld könnt ihr nach Absprache mit SpRat-Finanzen einfach einzahlen und es wird eurer FS für das HHJ gutgeschrieben. Damit liegt das Geld nicht mehr bei einer Privatperson herum. Wenn ihr Angaben machen könnt, wie viel davon aus der Bereitstellung von Alkoholika kam, kann auch euer Alkohol-Anteil aufgestockt werden. Innerhalb des HHJs müsst ihr diese zusätzlichen Gelder aber ausgeben, denn sonst hättet ihr ja tatsächlich Einnahmen generiert. Um dem vorzubeugen, werden eure auf die Einzahlung folgenden Ausgaben immer zuerst von diesem zusätzlichen Geld abgezogen.

(1) ¹Die Haushaltsmittel der Studierendenschaft der Philosophischen Fakultät werden gemäß des in (3) beschriebenen Verfahrens den einzelnen Fachschaften und anderen Gremien zugewiesen, sobald das StuPa den Haushalt für das aktuelle Haushaltsjahr beschlossen hat. ²Die Höhe der Zuweisungen wird von der Finanzperson des Fakultätsrates auf der kommenden Fakultätsvertretung mitgeteilt und die Richtigkeit der Zuweisungen gemäß dieser Finanzordnung durch die anwesenden FV-Mitglieder mit einer 2/3-Mehrheit bestätigt. ³Eine Zustimmung kann nur aufgrund von Zweifeln an der Richtigkeit verweigert werden. ⁴Eine Änderung des Zuweisungsverfahrens ist gemäß VII. möglich.

Wann der Beschluss des Studierendenparlaments fällt, ist nicht von Beginn an klar und es kann unter Umständen einige Monate dauern, ehe er vorliegt. In diesem Zeitraum hat die PhilFak kein zugewiesenes Budget und entsprechend ist nicht bekannt, wie hoch genau die Zuweisungen der einzelnen FSen sein werden. Bis zur Bekanntgabe durch das StuPa dürfen die FSen über 40% ihrer Zuweisung vom letzten Haushaltsjahr verfügen und müssen für alle weiteren Ausgaben einen Bewilligungsantrag stellen. Für Einzelpostenausgaben über 500€ und Gesamtausgaben über 1000€ müssen sowieso immer Bewilligungsanträge gestellt werden.

Unabhängig von einem vorliegenden Beschluss lädt SpRat-Finanzen zu Beginn eines Haushaltsjahrs zu einer Finanz-FSK ein, nachdem beim Dekanat die Studierendenzahlen angefragt wurden. Hier werden u. a. die Ausgabesitutaion des zurückliegenden HHJs, der Stand in den vertretenen FSen und der Verteilungsschlüssel besprochen. Nach dem StuPa-Beschluss zum Haushalt ruft SpRat-Finanzen erneut eine Finanz-FSK ein, um wie oben geschildert die Zuweisungen durch die FV bestätigen zu lassen. Wenn der StuPa-Beschluss vorliegt, bevor überhaupt die Studierendenzahlen bekannt sind, müssen natürlich nicht zwei Finanz-FSKs einberufen werden.

Zuletzt wurde der Zuweisungsschlüssel etwas herabgesetzt, so dass mehr Geld im gemeinsamen ‘Nachholtopf’ bleibt und die Fachschaften eher dazu kommen, ihr Geld auch wirklich auszugeben anstatt das einige FSen auf ihrem Geld sitzen bleiben und andere nichts mehr nachbeantragen können. Der Zuweisungsschlüssel kann jedes HHJ geändert werden und es sollte immer überprüft werden, ob die Überlegungen vom Vorjahr aufgegangen sind.

(2) ¹Bis zur Verabschiedung des Haushalts durch das StuPa und der Bestätigung der Zuweisungen durch die FV dürfen die einzelnen Fachschaften und Gremien Ausgaben in Höhe von 40% ihres Vorjahresbudgets nicht überschreiten. ²Möglicherweise gelten zudem weitere Einschränkungen gemäß der HFO (z. B. 1/12-Regelung).

Bis zur Bekanntgabe durch das StuPa dürfen die FSen über 40% ihrer Zuweisung vom letzten Haushaltsjahr verfügen und müssen für alle weiteren Ausgaben einen Bewilligungsantrag stellen. Für Einzelpostenausgaben über 500€ und Gesamtausgaben über 1000€ müssen sowieso immer Bewilligungsanträge gestellt werden.

Nach § 18 Abs. I der Haushalts- und Finanzordnung der Studierendenschaft der Universität zu Köln dürfen im vorläufigen Haushalt in jedem Monat nur maximal ein Zwölftel der Zuweisung aus dem letzten Haushaltsjahr verwendet werden. Das betrifft aber das Phil-Fak-Budget insgesamt und nicht direkt die Zuweisungen an die einzelnen Fachschaften. Wenn alle Fachschaften auf einmal richtig viel Geld ausgeben wollen, dann kann es natürlich sein, dass wir diese Beschränkung tatsächlich überschreiten, das ist aber unwahrscheinlich. Für den Fall der Fälle aber hier der explizite Hinweis auf die HFO auch in unserer Ordnung. Auf der ersten Finanz-FSK macht SpRat-Finanzen genaue Angaben zur Höhe der vorläufigen Zuweisungen und auch zur Höhe der monatlich insgesamt möglichen Ausgaben der Phil-Fachschaften.

(3) Die durch das StuPa der Studierendenschaft der Philosophischen Fakultät zugewiesenen Mittel werden nach der folgenden Formel den verschiedenen Gremien als Budget zugeteilt:

a. 25% werden gleichmäßig an alle aktiven Fachschaften der Philosophischen Fakultät verteilt: 25% × Gesamthaushalt ÷ Anzahl der aktiven FS.

b. ¹25% werden proportional nach Anzahl der durch die jeweilige Fachschaft vertretenen Studierendenfälle an die aktiven Fachschaften verteilt. ²Hierfür fragt der Fakultätsrat beim Dekanat die aktuellen, nach Lehraufwand gewichteten Studierendenfällen pro Institut an. ³Für die Zuordnung der Studierendenfälle der Institute zu den jeweiligen Fachschaften wird aus Praktikabilitätsgründen folgende angenommen:

⁴Zusätzlich werden die gewichteten Studierendenfälle (≝ S_gew.FS) einer Fachschaft mithilfe des Logarithmus angeglichen, um kleinere Fachschaften nicht zu benachteiligen:

S_angegl.FS ≝ S_gew.FS ÷ (log(S_gew.FS))².

⁵Die angeglichenen Studierendenfälle aller aktiven FS werden summiert und dienen zur Berechnung der Anteile:

Sum_angegl.Phil ≝ ∑ S_angegl.FS.

⁶Die einer FS zugewiesene Summe wird dann wie folgt berechnet:

Zugew. Summe = 25% × Gesamthaushalt × S_angegl.FS ÷ Sum_angegl.Phil.

c. 5% werden dem Fakultätsrat für laufende Kosten und Anschaffungen zugewiesen,

d. 45% stehen der Fakultätsvertretung für gemeinsame Ausgaben und für die Vergabe zusätzlicher Mittel gemäß §19 zur Verfügung. Hiervon werden ggf. auch Aufwandsentschädigungen für von der FV gewählte Personen gezahlt.

Gibt das StuPa das Budget der PhilFak-Fachschaften bekannt, ruft Sprat-Finanzen eine Finanz-FSK ein. Auf dieser werden die Zuweisungen an alle Fachschaften und Projekte bekannt gegeben und eine Anpassung des Verteilungsschlüssels kann vorgenommen werden (z. B. könnten die Prozentsätze des Fachschaften-, Fakultätsrats- und/oder ‘Nachhol’-Topfs nach Bedarf geändert werden).

Diese erste Zuweisung können alle FSen sehen - sobald bei einer FS einzelne Ausgaben eingetragen sind, darf nur noch diese FS den weiteren Verlauf ihrer Zuweisung einsehen. FSen können ihr Ausgabesituation freiwillig selbst offenlegen.

(4) ¹Zu Beginn eines Haushaltsjahres muss sich jede Fachschaft innerhalb von 21 Tagen, also idR. bis zum 21.04, in Form eines vollständig und korrekt ausgefüllten Informationsblattes bei der Finanzperson des Fakultätsrates zurückmelden. ²Nur dann gilt die Fachschaft als aktive Fachschaft, die Mittel aus dem Haushalt erhalten kann.

Wenn eine Fachschaft sich nicht meldet und nicht erreichbar ist, kann sie nicht als aktiv gelten - Studierende, die diese Fachschaft vertreten sollte, könnten sich nicht mit ihren Anliegen an sie wenden. Das Infoblatt muss jedes HHJ und bei (Re)Konstituierung einer Fachschaft vollständig ausgefüllt eingereicht werden. Es nicht jedes Mal neu abgegeben werden, wenn sich innerhalb eines Finanzjahres neue Mitglieder engagieren, aber freiwillig ist das natürlich möglich. 

Abgefragt werden Kontaktadressen, Studiengänge, die die FS vertritt zwecks Weiterleitung von Anfragen, Vorsitz- und Finanzsituation und derzeitige Mitglieder.

(5) ¹Das aktuelle Informationsblatt wird über die Website des Fakultätsrates zur Verfügung gestellt. ²Die Finanzperson des Fakultätsrates soll die Fachschaften vor Ablauf des auslaufenden Haushaltsjahres per Rundmail an den Fachschaftsverteiler an die Rückmeldung in Form des ausgefüllten Informationsblattes erinnern.

Ihr findet das Blatt hier, auf jeder Finanzseite in den Marginalien und auch auf der allgemeinen Downloadseite. Bitte benennt es in eine sinnige Bezeichungung um und lasst es nicht beim gegebenen Dokumentennamen - sonst heißen alle eingereichten Blätter gleich und das wird Blödsinn.

Die Erinnerung erfolgt in der letzten Märzwoche mit einer genauen Nennung des Stichdatums, zu dem die Blätter vorliegen müssen.

(6) ¹Gemäß § 3 (3) müssen die Fachschaften nach Bekanntgabe der Verteilung ein Finanzkonzept über die Verwendung ihres Budgets erstellen. ²Bei Versäumnis können bis auf Weiteres keine Anträge der Fachschaft bearbeitet werden.

Sobald der Haushaltsbeschluss da ist, aktualisiert SpRat-Finanzen alle Angaben und kontaktiert die Fachschaften mit einer Mitteilung über die bisherigen Ausgaben, das zugewiesenen Budgets, den Alkoholanteil und einer Info zur Höhe des gemeinsamen Topfs. Die Finanzkonzepte sind formlos und müssen Angaben zu allen geplanten Kostenpunkten für das HHJ im Rahmen der Zuweisung enthalten. Sie können auch darüber hinausgehende Kostenpunkte enthalten, für die ein Antrag auf der FSK/FV geplant ist - diese sollten aber besonders kenntlich gemacht werden. 

Eine Finanz-FSK zur Vorstellung der Finanzkonzepte und Besprechung der Verteilerschlüssel wird einberufen. Außerdem müssen die Fachschaften über das Fristdatum in Kenntnis gesetzt werden - fragt gern nach, wenn es euch nicht mitgeteilt wurde.

Es auch kann durchaus sein, dass sich der Haushaltsbeschluss lange zieht und erst spät im Sommer zu Stande kommt. Ob sich eine je einzelne Vorstellung des Konzepts auf der FV dann noch lohnt, sagt SpRat-Finanzen.

(7) ¹Bei einer verspäteten Einreichung des Finanzkonzeptes kann die Finanzperson des Fakultätsrates nach eigenem Ermessen die Bearbeitung von Anträgen fortsetzen oder verweigern. ²In letzterem Fall kann die Fachschaft bei der FV einen Antrag auf Freigabe der Mittel stellen.

Fachschaften, die sich also nicht zurückmelden, können also trotzdem zur FSK/FV kommen und dort für sich Geld beantragen - sie haben aber keine Zuweisung, über die sie frei verfügen können.

(1) ¹Zu Beginn des Wintersemesters können Fachschaften und FV-Mitglieder die Neuverteilung der übrigen Haushaltsmittel bei der FV beantragen. ²Einer Neuverteilung müssen 2/3 der anwesenden FV-Mitglieder zustimmen.

Damit ist ein Mittel gegeben, falls die Ausgabesituation der FSen sehr unterschiedlich ausfällt und absehbar einige FSen auf mehreren hundert bis tausend Euro sitzen bleiben. Diese Neuverteilung muss aber nicht vorgenommen werden und ist nicht sinnvoll, wenn der StuPa-Beschluss zum Haushalt erst sehr spät im Sommer kam.

(4) Der Antrag muss spätestens 14 Tage vor der FV-Sitzung per E-Mail an die Finanzperson des Fakultätsrates, den:die Sprecher:in der FV und den Fachschaftenverteiler von einer offiziellen Fachschafts-E-Mail-Adresse verschickt werden.

Ihr findet die Kontaktadressen jederzeit auf den einschlägigen Seiten:

SpRat - Über uns

Fachschaften

Aber auch hier sind sie noch einmal angegeben: 

sprat-finanzenuni-koeln.de

fv-sprecherinuni-koeln.de

fachschaften-philuni-koeln.de

(2) Für eine Neuverteilung werden die gleichen Regeln wie in § 18 angewandt, jedoch werden statt des Gesamthaushaltes die bis zum Datum der FV-Sitzung nicht verbuchten Mittel als Berechnungsgrundlage genommen.

Es gelten also die gleichen Verteilerschlüssel, die zur Bekanntgabe der Zuweisung gemeinsam festgelegt wurden. Alles vorhande Geld wird nur zusammengelegt und nach dem gleichen Schlüssel neu aufgeteilt.

(3) ¹Die neue Verteilung gilt nach Beendigung der Sitzung mit sofortiger Wirkung für alle folgenden und noch nicht verbuchten Ausgaben des laufenden Haushaltsjahres. ²Es muss ein überarbeitetes Finanzkonzept erstellt werden; die Fristen für die Einreichung sind die gleichen wie bei einer regulären Verteilung.

Die Konzepte sind wieder fomlos und müssen bis zur von SpRat-Finanzen genannten Frost eingereicht werden.

(5) ¹Alle Regelungen gemäß § 13 bleiben von der Neuverteilung unberührt, die Limits gelten pro Haushaltsjahr und nicht pro Verteilung. ²Das gilt auch für das Limit für den Anteil von Alkoholkäufen gemäß §13 (1): ³Es wird auch nach einer Neuverteilung anhand der ersten Verteilung des Haushaltsjahres berechnet. Alkoholkäufe werden über das komplette Haushaltsjahr aufsummiert.

Alle FSen haben also immer die gleiche Anzahl von internen Events/Teambuildings, für die sie Kosten erstatten lassen dürfen und auch das zugeteilte Alkoholbudget wird nicht erneut angepasst.

(1) Mittel, die über die in der Verteilung zugestandenen hinausgehen oder für gemeinsame Projekte genutzt werden sollen, können bei der FV beantragt werden.

Für die Beantragung von Mitteln sollte vorher ein Finanzkonzept vorliegen, damit der Antrag mit diesem Konzept abgegelichen werden kann. Die Beantragung kann per Umlaufverfahren oder auf einer FSK/FV abgewickelt werden und verlangt die Zustimmung der einfachen Mehrheit.

(2) ¹Anträge müssen vor Sitzungsbeginn per E-Mail an die Finanzperson des Fakultätsrates und den:die Sprecher:in der FV gesendet werden. ²Sie können nicht erst während einer Sitzung gestellt und müssen als PDF oder Word-Dokument eingereicht werden.

Bitte schickt die Anträge nicht am Tag der Sitzung - auf fehlende Inhalte oder andere Punkte kann dann nicht mehr eingegangen werden und ihr könnt ggf. euren Antrag nicht vorstellen.

Ihr findet die Kontaktadressen jederzeit auf den einschlägigen Seiten:

SpRat - Über uns

Aber auch hier sind sie noch einmal angegeben: 

sprat-finanzenuni-koeln.de

fv-sprecherinuni-koeln.de

(3) Anträge gelten als vollständig, sofern sie den Anlass, die Kostenpunkte, die maximalen Gesamtkosten und eine kurze Begründung enthalten.

Unvollständige Anträge müssen vervollständigt und erneut eingereicht werden, ehe sie vorgestellt werden können. Bitte reicht nicht einfach irgendetwas ein und nutzt die Rückmeldung zu fehlenden Teilen als eine jedes Mal neu auf genau euren Fall zugeschnittene Gebrauchsanweisung. Die vier o. g. inhaltlichen Voraussetzungen ändern sich nie.

(4) ¹Vollständige, fristgerecht eingegangene Anträge werden auf der nächsten FV-Sitzung zur Abstimmung gestellt. ²Im Zusammenhang mit der Abstimmung teilt die Finanzperson des Fakultätsrates die Summe der bisherigen Ausgaben der antragstellenden Fachschaften mit. ³Ein Antrag gilt als angenommen, sofern eine einfache Mehrheit der anwesenden FV-Mitglieder dafür stimmt.

Sollte eure FS ein Umlaufverfahren anstreben, müsst ihr das bitte dem/der FV-SprecherIn mitteilen. Diese/r leitet das Verfahren ein. Wenn ihr nur einen Antrag schickt, wird er für die nächste FSK/FV angesetzt. 

(1) Das Studierendenmagazin Philtrat erhält jedes Haushaltsjahr ein Budget von 4000 € aus dem Budget für gemeinsame Ausgaben der Fakultätsvertretung zur Durchführung der eigenen Arbeit.

Dieser Posten ist fix und untersteht keinem Verteilerschlüssel. Die Höhe kann mit einer Ändeurng der Finanzordnung herauf- oder herabgesetzt werden (vgl. dazu auch § 24 Anträge auf Änderung).

(2) ¹Die Chefredaktion ist für die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel gemäß dieser Ordnung verantwortlich. ²Sie ernennt eine Person, die analog zu einer Finanzperson einer Fachschaft die in § 22 beschriebenen Pflichten erfüllt. ³Die Person darf Mitglied der Chefredaktion sein.

Äquivalent zu den Fachschaften sollten mindestens zwei Personen involviert sein, von denen eine in der Chefredation sitzt, aber nicht mit Finanzaufgaben betraut ist. Trotzdem kann Philtrat weiterhin Geld bekommen, wenn übergangsweise nur eine Person die Chefredaktion und die Finanzen gleichzeitig übernimmt.

(3) Weiteres regelt die Fakultätssatzung.

Hier unter § 30 Studierendenmagazin philtrat finden sich weitere Angaben zu Aufbau und Aufgabe der Philtrat.

(1) ¹Die Fachschaften werden dazu angehalten, gemeinschaftlich auf eine ausgeglichene finanzielle und bürokratische Belastung der engagierten Studierenden zu achten. ²Die Verantwortung für die Verwaltung der Fachschaftsfinanzen liegt jedoch bei der Finanzperson der Fachschaft.

Die Finanzen werden von einer Person oder nach Absprache mit SpRat-Finanzen von einer Person und ihrer Vertretung geführt. Diese Person(en) muss/müssen gewählt sein, im Infoblatt benannt sein, und nur sie ist/sind berechtigt, Rechnungen einzureichen und Erstattungsanträge zu stellen. Natürlich kann aber die gesamte Fachschaft mit helfen und z. B. auf TN-Listen, Rechnungen oder Belegexemplare achten, damit nicht alles an einem Mitglied hängen bleibt.

Die Finanzeperson hat außerdem die Aufgabe, im Blick zu behalten, wer welches Geld für was ausgegeben hat und Erstattungen an die entsprechenden Personen zurückzuzahlen - für eine Sache gibt es nur eine Erstattung, die an ein Konto überwiesen wird. Dieses sollte nach Möglichkeit immer das gleiche sein, aber die Finanzperson kann eine gesamte Erstattung auch an das Konto eines anderen FS-Mitgliedes überweisen lassen. Bitte wechselt wenn es irgend geht nicht bei jeder Erstattung das Konto, an überwiesen werden soll.

(2) ¹Die Finanzperson legt eine Übersicht über die bisher getätigten Ausgaben und eingereichten Anträge an. ²Auf Anfrage muss diese von den von der Fachschaft vertretenen Studierenden und allen gewählten Vertreter:innen der Studierendenschaft der Philosophischen Fakultät einsehbar sein.

Jede Fachschaft muss für sich sinnig, nachvollziehbar und einsehbar Buchführung betreiben. Natürlich könnt ihr jederzeit bei SpRat-Finanzen nach dem derzeitigen Finanzstand eurer FS fragen und eine Übersicht bekommen.

(3) ¹Nach Ende des Haushaltsjahres legt die Finanzperson der Fachschaft eine Übersicht aller Ausgaben des vergangenen Haushaltsjahres vor. ²Die Fachschaften bzw. Fachschaftsräte beschließen daraufhin die Entlastung der für diesen Zeitraum verantwortlichen Personen. ³Eine Entlastung kann nur aus gewichtigem Grund verweigert werden.

Entlastung bedeutet, dass die Person nicht mehr im Nachhinein für einen Sachverhalt belangt werden kann, der bis zum Ende dieser Vorstellung nicht bemängelt wurde. Im Grunde eine “So möge er jetzt sprechen oder auf ewig schweigen”- Situation.

(4) ¹Bei Unsicherheiten und Nachfragen zu den Finanzen und der Finanzordnung können sich die Fachschaften bei der Finanzperson des Fakultätsrates melden. ²Dies sollte vor einer Ausgabe geschehen.

Fragt bitte im Zweifel jederzeit bei SpRat-Finanzen nach, um nicht aus Versehen jenseits irgendeiner Grauzone zu landen.

(1) ¹Die Finanzperson des Fakultätsrates ist für die Fachschaften die erste Ansprechperson zu Finanzfragen. ²Deshalb bietet sie in der Vorlesungszeit regelmäßige Sprechstunden an, die auf der Website und/oder im Kalender der Fachschaften veröffentlicht werden. ³Zusätzlich beantwortet und bearbeitet sie Anfragen und Anträge, die per E-Mail oder als Brief eingehen.

Finanzsprechstunden könnt ihr euch jederzeit über die Website buchen. Bitte meldet euch dafür als Teilnehmende an. Gemeinsam zur selben Sprechstunde zu erscheinen, ergibt nur Sinn, wenn ihr in der gleichen Angelegenheit kommt. Termine außerhalb der Sprechstundenzeiten können nach Absprache gewährt werden.

(2) ¹Die Finanzperson des Fakultätsrates legt eine Übersicht über alle Ausgaben und Einnahmen der Fachschaften an. Die Finanzpersonen der Fachschaften können jederzeit um Einsicht bitten, um diese mit ihrer eigenen Übersicht abzugleichen.

Für Einsicht müsst ihr keine Sprechstunde buchen, ihr könnt gern einfach einen Screenshot haben. Wenn ihr eure Planung gern durchsprechen möchtet, ist das natürlich trotzdem eine Option.

(3) ¹Die Finanzperson des Fakultätsrates stellt sicher, dass vollständige, fristgerecht eingegangene Anträge ordnungsgemäß bearbeitet und an die AStA-Kasse weitergegeben werden.

Unvollständige und zu spät eingegangene Anträge und Rechnungen muss SpRat-Finanzen nicht bearbeiten. Ihr erhaltet jedes Mal Angaben, was noch fehlt und bei nicht fristgerecht eingereichten Anträgen den Hinweis, dass eine Auszahlung nicht mehr garantiert werden kann. Sobald ein Antrag / eine Rechnung fertig bearbeitet wurde, wird die von der Finanzperson angegebene Adresse formlos kontaktiert. Bleibt diese Kontaktaufnahme ohne Hinweis (z. B. Urlaub, Krankheit, …) länger als eine Woche aus, fragt unbedingt nach, was aus eurem Antrag / eurer Rechnung geworden ist!

(4) ¹Die Finanzperson des Fakultätsrates legt digitale Kopien aller Anträge an und speichert diese derart, dass sie bei Bedarf durch berechtigte Personen eingesehen werden können.

Derzeit werden alle bearbeiteten Anträge in sciebo mit Zugriffsrechten für SpRat-Finanzen abgelegt. Die FSen können jederzeit auf Anfrage ihre Anträge einsehen oder zugeschickt bekommen.

(5) ¹Einmal pro Semester stellt die Finanzperson des Fakultätsrates die bisherigen Ausgaben des Fakultätsrates auf einer FV vor und steht für Fragen zur Verfügung.

Diese Vorstellung geht zu Beginn des Wintersemesters ggf. der Neuverteilung der Gelder und zum Sommersemester bei Neubesetzung von SpRat-Finanzen der Entlastung der alten Finanzperson voraus. Auf vorherige Anfrage können die Ausgaben des Fakultätsrates auf jeder FSK präsentiert werden.

(6) ¹Nach Ende des Haushaltsjahres legt die Finanzperson des Fakultätsrates den Haushaltsabschluss des vergangenen Haushaltsjahres vor. ²Die Fakultätsvertretung beschließt daraufhin die Entlastung der für diesen Zeitraum verantwortlichen Personen. ³Eine Entlastung kann nur aus gewichtigem Grund verweigert werden.

Entlastung bedeutet, dass die Person nicht mehr im Nachhinein für einen Sachverhalt belangt werden kann, der bis zum Ende dieser Vorstellung nicht bemängelt wurde. Im Grunde eine “So möge er jetzt sprechen oder auf ewig schweigen”- Situation.

(1) Die Vorsitzenden und die Finanzperson des Fakultätsrates haben Anspruch auf je ein Drittel der vom Allgemeinen Studierendenausschuss (AStA) an die Studierendendenschaft der PhilFak zugeteilten Aufwandsentschädigung. 

Derzeit bedeutet das, dass die beiden Vorsitzenden und die Finanzperson je 260€ Aufwandsentschädigung pro Monat erhalten können. Diese müssen sie nicht in voller Höhe wahrnehmen. Die angesetzte Wochenarbeitszeit beträgt 6 Stunden.

Das Geld kommt nicht aus unserem Topf, sondern vom AStA direkt.

(2) Werden weitere Personen in den Fakultätsrat berufen, sollen sie in derselben Höhe aus dem Haushalt der Studierendenschaft aufwendungsentschädigt werden.

Dieses Geld geht also aus dem gemeinsamen Phil-Budget ab. So können auch weitere Arbeiten im Fakultätsrat vergolten werden.

(3) Die Fakultätsvertretung kann per Beschluss mit einfacher Mehrheit von dieser Regelung abweichen.

Ob und in welcher Höhe weitere Personen eine Aufwandsentschädigung erhalten, wird nach der Wahl der entsprechenden Personen entschieden.

(1) Diese Finanzordnung kann nur von der FV geändert werden. Für eine Änderung ist eine 2/3-Mehrheit der anwesenden FV-Mitglieder nötig.

Vorschläge für Änderungen dieser Ordnung könnt ihr jederzeit bei SpRat-Finanzen einreichen und mindestens einmal im Haushaltsjahr muss die Option bestehen, auf einer Finanz-FSK über Änderungen der Finanzordnung zu diskutieren.

(2) Der Antrag auf Änderung muss spätestens 14 Tage vor der FV-Sitzung per E-Mail an die Finanzperson des Fakultätsrates, den:die Sprecher:in der FV und den Fachschaftenverteiler von einer uni-koeln.de-Adresse verschickt werden. 

Ihr findet die Kontaktadressen jederzeit auf den einschlägigen Seiten:

SpRat - Über uns

Fachschaften

Aber auch hier sind sie noch einmal angegeben: 

sprat-finanzenuni-koeln.de

fv-sprecherinuni-koeln.de

fachschaften-philuni-koeln.de

(3) ¹Der Antrag muss sowohl den zu ändernden als auch den neuen Wortlaut enthalten. ²Die zu ändernden (oder hinzuzufügenden) Abschnitte, Paragrafen oder Absätze müssen klar gekennzeichnet werden.

Das Ganze kann formlos passieren, muss aber sinnig sein. Bucht euch gern eine Sprechstunde, wenn ihr für den Antrag Detailfragen klären wollt!

(1) Die geänderte Finanzordnung muss innerhalb von 14 Tagen nach Beschluss durch den Fakultätsrat auf der eigenen Website veröffentlicht werden.

Ihr findet die Finanzordnung immer bei den Finanzdownloads, auf jeder Finanzeite in den Marginalien und auch bei den allgemeinen Downloads des Fakultätsrates.

(2) ¹Änderungen können frühestens drei Monate nach in Kraft treten erneut geändert werden. Hiervon ausgenommen sind Rechtschreib-, Grammatik- oder Formatierungsfehler. ²Diese dürfen ohne erneute Abstimmung vom Fakultätsrat korrigiert werden. ³Dieser muss die FV darüber auf der nächsten Sitzung in Kenntnis setzen.

Das bedeutet nicht, dass allgemein nur alle drei Monate Änderungen vorgenommen werden können, sondern nur, dass gerade erst geänderte Dinge nicht gleich wieder geändert werden können. 

(1) Diese Satzung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung in Kraft.

SpRat-Finanzen gibt immer allen Fachschaften Bescheid, wenn eine neue Fassung der Finanzordnung veröffentlicht wird.

(2) Sie wird auf der Website des Fakultätsrat (SpRat) öffentlich bekannt gemacht.

Ihr findet die Finanzordnung immer bei den Finanzdownloads, auf jeder Finanzeite in den Marginalien und auch bei den allgemeinen Downloads des Fakultätsrates.

(3) Ausgefertigt aufgrund des Beschlusses der Fakultätsvertretung der Philosophischen Fakultät vom 21. Oktober 2024.