Finanzen und Budget
Die Aufgaben der studentischen VertreterInnen tragen spürbar zu einer freundlichen Studienkultur bei. Es werden Angebote vielfältiger Art angeboten, darunter Erstsemesterwochen, Lesetreffs, Freizeitaktivitäten, Beratungsangebote, Exkusionen, Freizeitfahrten, Lesungen etc. Diese Angebote werden in Rahmen von Projekt-, Einzel- und Fachschaftsarbeit geleistet.
Zur Sicherstellung dieser Arbeit stehen den studentischen VertreterInne gewisse finanzielle und Materielle Mittel zur Verfügung. Die primären Mittel werden einmal durch die Fachschaftenkonferenz (Fakultätsvertretung) und zum anderem durch die Kommission zur Qualitätsverbesserung in Lehre und Studium verwaltet.
Aufgaben und Pflichten der*des Finanzer*in des SpRat
Die Kontrolle über die Finanzen der Studierendenschaft der Philosophischen Fakultät obliegt dem*der gewählten Finanzer*in des Phil-SpRats. Zu den Aufgaben gehören die Aufstellung eines Haushaltsplanes für die Organe, Fachschaften und Projekte der Studierendenschaft, die Vergabe von Mitteln und deren Kontrolle.
Dazu erstellt die*der Finanzer*in in enger Absprache mit den Organen der Studierendenschaft einen Haushaltsvorschlag, der auf der Finanz-FSK von den beteiligten Organen beschlossen werden muss. Darüber hinaus verwaltet die*der Finanzer*in die gemeinsamen Mittel und bewilligt Ausgaben gemäß der von uns beschlossenen Finanzordnung.
Schließlich ist der*die Finanzer*in Bindeglied zwischen den Organen der Studierendenschaft und der Kasse des AStA und Berater*in in allen Finanzfragen.
Das Fachschafts-Budget
Die Studierendenschaft der Universität zu Köln bildet nach dem Hochschulgesetz NRW eine rechtsfähige Gliedkörperschaft der Universität mit eigenen Haushaltsmitteln (HG § 53). Die Studierendenschaft gliedert sich dabei in die sechs Fakultäten, welche eigene Studierendenvertretungen haben. Studierende zahlen pro Semester einen Semesterbeitrag (WS 22/23 309,15 €), wovon aktuell 2,50 € (WS 22/23) als Zuweisungen an die Studierendenvertretungen der Fakultäten eingeplant sind. Das Geld wird von der Universität an den Allgemeinen Studierendenausschuss (AStA), dem geschäftsführenden Organ der Studierendenschaft, überwiesen, der die Fakultätszuweisungen entsprechend dem Haushaltsplan proportional auf die Fakultäten aufteilt. Da auch Gelder in die Rücklagen und in Personalkosten der Studierendenschaft fließen, mindert sich der Betrag pro Studi etwas. Wer das genauer wissen will, kann sich den Haushaltsplan anschauen, dieser ist öffentlich und demokratisch durch das Studierendenparlament beschlossen wurden. (https://www.stupa.uni-koeln.de/studierendenschaft/haushalt/).
Zusammen mit den nicht verausgabten Mitteln aus dem Vorjahr landen die Zuweisungen in einem großen Topf, dem Haushaltstitel 4-641 Phil. Fak. Die Verteilung auf die Fachschaften und Projekte regelt die Studierendenschaft der Phil.-Fak. nicht durch eine pauschale Bereitstellung anhand der Studierendenzahlen pro Fach, sondern durch die Vergabe auf der Finanz-FSK. Alle Fachschaften und Projekte an der Phil.-Fak. haben vorab die Möglichkeit ein Finanzkonzept mit den geplanten Ausgaben für das kommende Haushaltsjahr (01. April bis 31. März) aufzustellen. Diese werden dann auf der Finanz-FSK vorgestellt, diskutiert, angepasst und beschlossen. Dabei entscheide die Fachschaften, wie viel Geld sie benötigt und gemeinsam entscheiden wir, wie viel Geld eure Fachschaft bekommen kann. Sofern Gelder eingespart werden müssen, geschieht dies im Konsens zwischen den Fachschaften. Ihr erhaltet dann mit Abschluss der Finanz-FSK ein zugesichertes Budget über welches ihr im Rahmen eurer Arbeit verfügen könnt.
Erstattungen und das Bezahlen von Rechnungen
Sofern ihr als Fachschaft oder Projekt über einen auf der Finanz-FSK beschlossenen Haushalt verfügt, könnt ihr Ausgaben, die im Interesse der Studierenden sind und einen Bezug zu eurem Fach oder der Phil.-Fak. besitzen, erstattet bekommen. Dafür muss die*der Finanzbeauftragte der Fachschaft (Fachschaftsfianzer*in) einen Antrag auf Erstattung (Formular kann auf dieser Webseite heruntergeladen werden) stellen und diesen zusammen mit den original Belegen und eventuellen Nachweisen bei dem*der Fakultätsfinanzer*in einreichen.
Genaueres regelt der Fiananzleitfaden, der ebenfalls zum download angeboten wird.
Wie reiche ich Anträge und Nachweise ein?
Ich benötige für die Abrechnung immer die Originalbelege. Bons, handschriftlichen Quittungen, unterschriebene Rechnungen und sonstige Dokumente, die ausgestellt wurden sind immer im Original einzureichen. Dies gilt auch für Drucksachen kleiner/gleich A3, also Flyer, Magazine, kleine Poster oder Sticker, die als Nachweis bei Druckkosten abzugeben sind.
Digitale Rechnungen, Anträge und Nachweise, insbesondere Teilnehmer*innenlisten können bevorzugt digital per E-Mail eingereicht werden.
Für die Abgabe von Originalbelege habt ihr vier Möglichkeiten:
1. Persönliche Abgabe während der Finanzsprechstunde
2. Postalischer Versand (Porto wird ebenfalls erstattet)
3. Während der Öffnungszeiten des AStA-Sekretariats
4. Über den AStA-Briefkasten außerhalb der Öffnungszeiten
Postanschrift:
SprecherInnenRat
z.Hd. SpRat FinanzerIn (oder mein Name)
℅ AStA Universität zu Köln
Universitätsstraße 16
50937 Köln
Das AStA-Sekretariat befindet sich ebenfalls im AStA-Gebäude, 1. OG. Die Öffnungszeiten: Montags – Donnerstags 10:00 – 15:15 Uhr. Eike (sie/ ihr) nimmt die Post entgegen und leitet sie an mich weiter. Sollte das Sekretariat nicht besetzt sein, könnt ihr die Post auch in den schwarzen Briefkasten vor der blauen AStA-Tür werfen.
Wichtig: Auch wenn ihr die Post im Sekretariat abgebt oder den Briefkasten nutzt, schreibt bitte immer SprecherInnenRat, z.Hd. Name Finanzer*in darauf, da der AStA auch Post für andere Gremien der Studierendenschaft entgegennimmt und es sonst zu Namensverwechslungen kommen kann.